Hoe kan ik geïntegreerd versiebeheer gebruiken in SharePoint?

Hoe bewaar je verschillende versies van een document om daarin efficiënt te kunnen samenwerken met anderen? Wij zien dat organisaties daar regelmatig mee worstelen. Gelukkig is er een oplossing die eenvoudig te configureren is en die het leven een stuk gemakkelijker maakt. We vertellen u er graag meer over.

Iedereen heeft wel eens de wens verschillende versies van een document te bewaren, bijvoorbeeld zodat u kunt teruggaan naar een oudere versie. Het beheren van al deze verschillende versies van een document, is bij veel organisaties ‘een crime’. Zeker als meerdere mensen samenwerken met één document en regelmatig nieuwe versies rondmailen.

Versiebeheer van documenten

Microsoft Word kende voorheen zelf versiebeheer. Dit was vrij complex en daardoor niet gebruikersvriendelijk. Ook werden documenten erg groot in omvang. Enkele jaren geleden heeft Microsoft de versiebeheer functionaliteit volledig uit Word verwijderd; in SharePoint zit hiervoor namelijk standaard een gebruikersvriendelijke functionaliteit.

Veel organisaties weten dit niet of maken er geen gebruik van. Zonde, want het werkt volledig automatisch; dus zonder handelingen van de gebruikers. We lichten het graag toe.

Wat is SharePoint?

SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt.

Niet alleen Officedocumenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.

Waarom versiebeheer inschakelen?

Versiebeheer is standaard uitgeschakeld. Wanneer u een SharePoint-bibliotheek instelt, kunt u ervoor kiezen om deze functionaliteit in te schakelen. U kunt dan de ontwikkeling van gegevens bijhouden en beheren. U kunt vroegere versies bekijken en indien nodig herstellen. Dit kan goed van pas komen wanneer een bestand bijvoorbeeld beschadigd is geraakt of wanneer iemand zich realiseert dat de vroegere versies van een bestand nauwkeuriger zijn dan de latere versies.

Sommige organisaties bewaren om wettelijke redenen of voor audits meerdere versies van hun bestanden. Of ze bewaren hun oudere versies als ze willen zien hoe een wettelijke opinie zich ontwikkelt of wat de gedachte is achter een nieuw programma dat momenteel in ontwikkeling is. Een primaire versie kan het signaal zijn dat een bestand klaar is voor revisie door een groter publiek, terwijl secundaire versies een ‘onderhanden’ versie is, die niet voor brede distributie geschikt is.

Sharepoint screen









Verschillende niveaus van SharePoint versiebeheer

SharePoint kent verschillende niveaus van versiebeheer. Wilt u versies van elk item of bestand bewaren nadat het is bewerkt? Zo ja, hoeveel versies? Wilt u alleen primaire versies bijhouden, of ook de secundaire versies? Wilt u dat alle sitegebruikers alle conceptversies kunnen zien, of zijn deze alleen zichtbaar voor gemachtigde personen?

We raden u aan om een niveau te kiezen dat past bij het type en het belang van items en bestanden in de bibliotheken, bij het doel van elk item of bestand, bij de behoeften van uw gebruikersgroep en bij het beveiligingsniveau dat u moet handhaven. Om meer duidelijkheid te geven, noemen we hieronder vier niveaus van versiebeheer.

Automatische versie

Als u dit niveau van versiebeheer hebt gekozen, wordt bij elke wijziging automatisch een nieuwe versie aangemaakt. De oude versies zijn eenvoudig te openen via het document menu. Het aanzetten hiervan doet u in het instellingen menu van de document bibliotheek en vraagt niet meer dan één klik. SharePoint zal bij elke wijziging om een korte tekst vragen die in het versieoverzicht bij de versie wordt weergegeven.

Versie met uitcheck

Optioneel kan een document worden geblokkeerd voor wijzigingen door anderen zolang iemand er mee bezig is. Dit heet de check out van het document. Het document krijgt een check in als anderen er weer mee aan de slag mogen. De tussentijdse wijzigingen zijn dan niet zichtbaar maar de laatste goedgekeurde versie blijft gewoon toegankelijk om te lezen.

Major en minor versies

Bij het opslaan, kan gekozen worden of het een nieuwe hoofdversie betreft (bijvoorbeeld van 1.0 naar 2.0) of een kleinere wijziging (bijvoorbeeld van 1.0 naar 1.1). Het publiceren van hoofdversies kan beperkt worden tot bepaalde medewerkers. Ook kan ingesteld worden dat medewerkers alleen de laatste hoofdversie zien totdat er weer een nieuwe hoofdversie wordt gepubliceerd.

Versie met workflow koppeling

Eventueel kan er zelfs een workflow gekoppeld worden aan de versies. Bijvoorbeeld dat medewerkers automatisch een mail krijgen als een nieuwe hoofdversie beschikbaar is.

SharePointWij werken zelf erg graag met SharePoint. Een van de grote voordelen is dat we geen versies meer rondmailen, maar kunnen volstaan met éénmalig een link naar het SharePoint document rond te sturen.

SharePoint versiebeheer is zeer eenvoudig te configureren en maakt het leven een stuk makkelijker.

Wij vertellen u graag meer over SharePoint. U kunt altijd bij ons terecht voor actuele informatie en een persoonlijk advies. Neem vrijblijvend contact op met Edwin Bouwens via 088- 0072123 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of met Martijn Frank via 088- 0072128 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .


Meer nieuwsberichten lezen

Phylax ICT Nieuwsbrief

Schrijf je nu in

voor onze twee maandelijkse Phylax nieuwsbrief


Online IT Audit

IT audit

Krijg inzicht in uw ICT opties